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5 consejos para elegir el derecho de versiones de documentos del sistema

Gabriela Slusar Gestión de Documentos Deja un comentario

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El control de versiones de documentos (versiones) es un aspecto de fundamental importancia dentro de la empresa.

Si su empresa las diferentes personas trabajan en los mismos documentos y que no están equipadas con un sistema de control de versiones eficiente usted está tomando riesgos y limita su productividad.

A menudo, los documentos se almacenan en un directorio compartido, o un sistema de almacenamiento en línea, como Google Drive o Dropbox. Ambos enfoques son muy simples pero también increíblemente sujeta a errores y problemas, tales como:

Sobrescribiendo y la pérdida de información importante => Después de editar un documento, su colega podría guardarlo sin hacer una copia, por lo tanto sobrescribir la versión anterior que podría contener información importante. O confundir un documento entre las copias de la misma en las distintas carpetas que alguien podría estar en cambiar el documento incorrecto.

Pérdida de tiempo => El colega que publicó un artículo en parada se crea una nueva copia, tal vez a una carpeta diferente. Esto obliga a otros colegas que perder tiempo buscando el documento actualizado con el riesgo de no encontrarlo.

Tales errores y problemas pueden conducir a graves pérdidas para la empresa, ya que la información es uno de los principales activos, sin tener en cuenta la falta de eficiencia que resulta, que es debido a los retrasos, malentendidos y el gasto excesivo de energía.

Para evitar estos problemas y hacer más eficiente su trabajo es tan importante que usted tiene un sistema de control de versiones eficiente. Gracias a que los documentos se actualizará automáticamente después de cada cambio que está teniendo la memoria de las versiones anteriores de quién hizo cada cambio.

Que solución adoptar?

Tratando con Google “control de versiones de documentos” o sistema de “control de versiones” se pueden encontrar diferentes soluciones, también de código abierto.

Una solución abierta puede ser muy buena para acercarse a una nueva forma de trabajar, ya que le permite entender cuáles son las necesidades reales de su caso particular. También creo que a partir del producto abierto es especialmente útil para ver cómo nuestros empleados están inclinados a usar las nuevas tecnologías que deben introducirse de manera efectiva en el lugar de trabajo todos los días. Por lo tanto, si se aceptara, con evidentes beneficios para todos sería posible evaluar si un acuerdo de inversión para la versión más avanzada y, sobre todo, apoyar la misma tecnología.
Open Source se encuentran los sistemas más completos, además de control de versiones también le permiten organizar y administrar profesionalmente todos los documentos de su empresa.
Incluso LogicalDOC Community Edition incluye el control de versiones. Pruébalo ahora, es gratis y sin límites de tiempo!

Pero, ¿cómo seria un buen sistema de control de versiones? Aquí hay 5 consejos

En estas líneas voy a llevar a las características que considero más importante, y por el que muchos de nuestros clientes utilizan LogicalDOC. Obviamente mis ejemplos se basarán en este software y no en otros, todavía llaman a buscar un software que más se acerca a su necesidad y sus empleados, tal vez la capitalización de las sugerencias que siguen a continuacion.

1) Para hacer un control de versiones diferencia debe permitir que los usuarios trabajen con los documentos de uno en uno

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Por ejemplo, en LogicalDOC cuando un usuario comienza a trabajar en un documento que se coloca automáticamente en una condición de apagado para evitar que otros usuarios realicen cambios al mismo tiempo (lo que causaría malestar y sobrescribe). Mientras que la congelación del documento es todavía visible a través de la vista previa, pero no puede ser modificado por otros.

2) Cada vez que un usuario cambia el contenido o propiedades (metadatos) de un documento, el sistema debe crear automáticamente una nueva versión sin crear copias adicionales

Tendrá un único documento que incluye todas las versiones antiguas y no hay necesidad de salir entre las copias. Además, se elimina así la necesidad de tener una llamada especial a cada versión del mismo archivo.

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3) La versión debe ser actualizado con un número de serie asignado automáticamente por el sistema

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4) Un buen sistema de control de versiones que registra información sobre el trabajo llevado a cabo, cuando lo hizo y lo que se hizo

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5) Las versiones antiguas no deben ser sobrescritas y por lo tanto perdida, pero deben permanecer en la memoria, disponibles para su consulta
LogicalDOC, así como le permiten abrir y recuperar versiones anteriores (puesto el caso de que el último cambio que hizo uno o más errores) también le permite comparar unas con otras para verificar que ocurrieron los cambios.

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Estas 5 características son esenciales para un sistema de control de versiones eficiente, capaz de hacer una diferencia real para el trabajo en equipo en proyectos y documentos comunes. Mi consejo cuando evalues las diversas soluciones que ofrece la red, es preguntarse si cumplen estos requisitos.

Si tu tienes poco deseo de mirar y está interesado en una solución que ya tiene todas estas características , puedes probar LogicalDOC => Haga clic para descargar en forma gratuita.

Resumiendo

Equípate con un buen sistema de control de versiones, también abierta, se puede evitar, un montón de problemas tales como:
• No hay documentos más importantes sobrescritos
• No hay más documentos difíciles de detectar entre las muchas copias
• No hay necesidad de más ad hoc, nombrando para gestionar las versiones de archivos
• No más el anonimato para aquellos que dañan

También obtener beneficios importantes, tales como:
• Más control sobre los documentos,
• Aumento de la eficiencia y, en consecuencia (ahorro de energía y tiempo),
• Aumento de la productividad.

Pero recuerde, para producir estos resultados, es importante que el sistema de control de versiones a elegir estas 5 características principales que hemos visto antes, así que no se olvide de considerar durante su calificación.

Ahora, antes de iniciar la busqueda de su sistema de control de versiones, si no lo ha hecho todavía, comparte este artículo con tus amigos y deja tu aporte haciendo clic en +1. Será un esfuerzo muy pequeño para ti, pero de gran valor para nosotros 

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Director y autor del blog de LogicalDOC, cubre el rol de Gerente de relaciones con clientes y socios para America Latina. "No creo que haya una misma solucion para cada problema dentro de la organizacion empresarial pero cada area departamental de la empresa conoce bien sus necesidades y esto ayuda a resolver los problemas que se presentan, utilizando este enfoque en el trabajo de oficina propongo LogicalDOC como la herramienta perfecta para mejorar inmediatamente el trabajo dentro de cualquier organizacion empresarial, haciendolo mas valioso , rapido y eficiente"