7 pasos para introducir con éxito un cms en la empresa

7 pasos para introducir con éxito un DMS en la empresa

Francesco Gasparini Gestión de Documentos Deja un comentario

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Si estás leyendo esta guía, es probable que trabajes para una empresa. Tal vez usted ha descubierto recientemente lo que es gestión de documentos o conocía el tema pero nunca llegó a intensificarlo. En cualquier caso, en esta guía podrá encontrar los pasos a seguir para introducir con éxito un sistema de gestión documental (DMS) en la empresa y evitar perder tiempo y energía en actividades mal organizadas y poco claras.

En este artículo no encontrara una explicación de que es un DMS, por lo tanto, en el caso que sepa de que se trata, te invito a leer el siguiente artículo antes de proceder: http://blog.logicaldoc.es/porque-su-empresa-deberia-usar-un-dms/

Objetivo de esta lectura

Introducir un DMS  en la empresa no es como montar una nueva maquina de café en la oficina.

La implementación de un  DMS requiere modificar el propio modo de gestionar los documentos de parte de todas las personas que participan de la gestión de la empresa y siendo los documentos (y las informaciones) un patrimonio inestimable para cada organización,este argumento no puede ser devaluado.

El trabajo en este tema es postergado de varios años y no imagina cuantas veces ha sucedido de ver empresas que postergan su evaluación (para seleccionar un DMS) meses y años, sin nunca llegar a una concreción.

Supondo que entiendes lo que significa esto…

 Esto significa que una o más personas emplearon muchas de sus días y su tiempo haciendo algo que no condujeron a ningún resultado.

Traducido a términos medios de negocios “derroche de recursos”.

Porqué es importante ésta guia

Un DMS sirve para eliminar las ineficiencias relacionadas con la gestión de documentos. Su principal objetivo es optimizar y racionalizar todo el sistema de gestión del conocimiento en la empresa.

Pero para hacer un uso eficiente de un sistema (en parte, como puede ser un complejo DMS) es esencial para que sea igualmente eficaz y optimizado el camino que conduce a su elección e implementación.

No es una guía totalmente teórica con el único propósito de promover un producto (con qué frecuencia encuentra en línea), pero es un real “manual” para poner en práctica, para llevar a cabo esta tarea con éxito y sin desperdicios.

Antes de iniciar

Si crees que no tienes tiempo para dedicar a esta actividad no se continúe con la siguiente lectura.

Como dije antes, introduciendo un DMS en los negocios no es una bagatela.Puede traer grandes beneficios (económicos, organizacionales y productivos) pero también puede ser una fuente de pérdida, si hay que dedicar los recursos necesarios y la energía (sigue siendo una inversión).

Ahora si has decidido invertir parte de tu tiempo y tu energía para obtener estos beneficios en su empresa?

Si la respuesta es si, entonces lea con atención las siguientes lineas!

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Francesco Gasparini

Digital Marketer at Account Manager
Amministratore e autore del blog di LogicalDOC italiano per cui ricopre il ruolo di Country Manager per l'Italia gestendo i rapporti con clienti e partner.