Come usar Google Drive en la oficina

Cómo usar Google Drive en la oficina

Marilena D'Ambro Tecnologías 1 Comentario

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Si eres responsable de gestionar, archivar documentos y crear contenidos, entonces sabe perfectamente que la eficiencia lo es todo. No importa lo que esté haciendo, es importante aprovechar cada momento: a menudo se crean situaciones de emergencia que no pueden esperar.

Los momentos de crisis en una empresa están siempre ahí, cual espada de Dámocles; pueden  estallar a cada instante por un pequeño detalle sin resolver y crear una catástrofe. En realidad, para evitar los desastres basta poco: el flujo de trabajo tiene que circular de una manera ordenada y sin obstáculos.

Sin embargo detrás de este proceso hay personas que no siempre se encuentran en la oficina, figuras clave que, en el momento de necesidad, mira por dónde se encuentran en una reunión para promover la marca de la empresa o están ausentes por alguna razón bien justificada.

¿Qué hay que hacer para entregar ese documento firmado correspondiente a un acuerdo fundamental? ¿O ese presupuesto que significa ganancias y quizá futuras inversiones en otros proyectos? La solución existe y es precisamente Google quien se la ofrece en bandeja de plata para satisfacer las necesidades de la empresa.

Todo lo que se necesita para convivir mejor con trabajo y vida privada a menudo está muy cerca, casi adelante de sus ojos: debe sólo buscarlo en, precisamente, el buscador más famoso del mundo. ¿Necesita editar un documento y no puede utilizar el DMS de la empresa?

Bueno… existe Google Drive, una plataforma online siempre a su disposición, ya sea en un ordenador o en cualquier dispositivo móvil. Con este recurso tendrá la oficina en el bolsillo, dondequiera, superando los límites del espacio. En Italia, por ejemplo, están encantados con este tipo de servicios: en un informe de Eurostat del 2014, el Bel Paese se encuentra en el segundo lugar por el número de empresas que utilizan servicios en la nube o cloud computing.

Ya verá: le gustará el Google Drive. No podrá vivir sin el Drive. He aquí lo que debe saber para poder usarlo en la oficina y aumentar la productividad. Y a partir de mañana su forma de trabajar va a cambiar para mejor. ¿No me cree? Continue leyendo.

Qué es Google Drive

No voy a usar términos técnicos para explicar lo que es Google Drive. Trate de imaginar este servicio como si fuera una memoria USB conectada a la web. Un espacio de 15 gigabytes gratis (para obtener más espacio se paga una tarifa) donde se pueden almacenar documentos, imágenes, gráficos, presentaciones, hojas de cálculo y formularios para cuestionarios y encuestas.

Los archivos guardados se organizan en carpetas accesibles y modificables por cualquier persona que tenga un permiso de acceso y conexión a Internet. Pero no sólo. Los proyectos se pueden compartir en tiempo real con sus colaboradores, así como ser abiertos, a través de una cuenta de Gmail, desde cualquier dispositivo: ordenadores, smartphones y tablets.

Uso Google Drive en mi trabajo de escritor web y no me preocupa si estoy escribiendo desde el otro lado del planeta o si mi ordenador se ha averiado. Me basta tener una conexión y acto seguido tengo todo lo necesario en un mismo sitio.

En resumen, una herramienta perfecta para estar tranquilos, un compañero de trabajo que nunca falla. Además es gratis, ¿qué más se puede pedir? Ya lo sé: ahora usted quiere saber cómo funciona. Pues se lo diré.

mo funciona Google Drive

Es muy sencillo. Empecemos por el principio. Conectese a la página de inicio de Google; ¿ve ese botón azulado en la parte superior derecha que dice “Iniciar sesión”? Pues bien, haga clic en él. Se abrirá una página en la que deberá escribir nombre de usuario y contraseña de su cuenta de Google. O si no los tiene, se le dará la oportunidad de crear una cuenta.

¿Mi consejo? Cuando se conecte a Google Drive utilice un código (contraseña) difícil de descifrar. La protección de sus datos y  privacidad es lo primero en absoluto, especialmente si está utilizando esta herramienta para trabajar y compartir, a través de la plataforma, documentos que también afectan a sus colegas. Llegados a este punto, se puede entrar en el espacio de almacenamiento de dos maneras:

  • Usando la Omnibox di Chrome o o cuadro multifunción de Chrome o por medio de la barra de direcciones del navegador que esté utilizando.
  • Con la cuadrícula que aparece en cada página que ofrece los servicios de Google. Mueva el puntero hacia donde dice “Drive” y haga clic.

¿Has entrado? Perfecto. Esta plataforma de almacenamiento respeta completamente el estilo de Google: simple, ordenado, colorido. En la columna de la izquierda está el directorio y las carpetas del Drive. A propósito de las carpetas: puede crear nuevas clicando en el botón “Nuevo” o subirlas desde su PC.

En la parte superior se encuentra el campo dedicado a la búsqueda interna de los archivos y debajo la barra de herramientas. A la derecha, aparece otra columna que le permite conocer los detalles relativos a los documentos (como, por ejemplo, la lista cronológica de modificaciones que ha llevado a cabo en un determinado documento).

Para crear un archivo en Google Drive clique siempre en “Nuevo” y seleccione el formato que desee. ¿Quiere escribir? Vaya a “Google Docs”. En una nueva ventana se abrirá una página en blanco, lista para su uso. Puede ponerle un título, editarla y compartirla si es necesario. Recapitulando: cada opción disponible – fuente, interlineado, viñetas – no tienen nada que envidiarle a Office. De hecho, ni lo recordará.

Casi lo olvidó. Con Google Drive puede también añadir enlaces y comentarios útiles para sus colegas. Cuando haya terminado, podrá guardar el documento en la carpeta que desee.
Sé lo que está pensando: “¿Y si lo que quiero es subir un documento”?
Muy fácil. Clique el botón “Nuevo” y luego “Subir archivos”. Este último es visible en una ventana nueva. Ahora importe lo que necesita que esté en el Drive y tras unos minutos se sincronizará con todos los demás dispositivos.

Si estas pensando : “o si a cambio tengo que cargar un documento”?

Muy fácil. Clique el botón “Nuevo” y luego “Subir archivos”. Este último es visible en una ventana nueva. Ahora importe lo que necesita que esté en el Drive y tras unos minutos se sincronizará con todos los demás dispositivos.
Como ya he mencionado, la sincronización significa que todos los cambios realizados desde su ordenador portátil se guardan también en el ordenador de la oficina. A su regreso puede continuar desde donde lo dejó.


Los formatos no compatibles con esta plataforma online son muy pocos. Por ejemplo: vídeos y archivos comprimidos. De todas formas, archivos con estos formatos pueden ser guardados y compartidos, pero no abiertos y ni editados.

Como compartir una carpeta en Google Drive y colaborar

La facilidad con la que Google Drive permite el intercambio de contenidos la convierte en una herramienta perfecta para las empresas: es sencilla, rápida y fomenta la colaboración entre colegas.


Para compartir un documento de texto o una hoja de cálculo sólo tiene que copiar el enlace del contenido o clicar en el botón “Compartir” que aparece en la parte superior a la derecha. A continuación, introduzca la cuenta de Google de su colaborador, quien recibirá una notificación/invitación por correo electrónico. En cuanto esté autorizado, el colaborador podrá trabajar sobre el documento en tiempo real e incluso comentarlo con Usted a través de chat.


Existe una versión más ámplia de Google Drive para las empresas pero tiene un costo mensual de 8 euros por cuenta; sin embargo, el espacio es ilimitado y ofrece altos niveles de personalización. Estoy hablando de Google Drive for Work, que además le brinda la opción de encriptar los documentos para mayor seguridad.

Las Grandes empresas mejoran con Google Drive

Me gustaría contarle, resumida, la experiencia profesional de Alpitour. Google Drive ha mejorado la comunicación de este grupo dedicado a los viajes organizados.


La herramienta en la nube de Google ha incrementado la colaboración entre los grupos. Tanto es así que ya son 4 las salas de videoconferencia que están permanentemente vacías.

Los empleados de Alpitour prefieren usar Google Hangouts, la chat de Google, para compartir impresiones sobre documentos en Google Drive. Para mayor información eche un vistazo a este artículo.

Trucos para Google Drive

Hay maneras de aumentar el rendimiento de Google Drive y de organizar todavía mejor el trabajo de oficina. Trucos que sirven para ahorrar tiempo. Deseo revelarles 3:

  • Dar un color determinado a la carpetas:¿desea localizar de un vistazo el documento que necesita? Cambie el color de la carpeta que lo contiene, así lo identificará inmediatamente. Tiene a disposición 24 colores. Vamos a ver cómo se puede poner en práctica este truco: clique con el botón derecho del ratón encima del nombre de la carpeta y seleccione “Cambiar color”. Pocos segundos y ya está!
  • Elegir el orden de las carpetas:l’ordine dei file:este truco permite aumentar la productividad. En la parte superior a la derecha hay un icono con dos letras mayúsculas (“AZ”), es decir “Ordenar”. Clicando, aparece un menú desplegable donde puede seleccionar el orden que prefiera: alfabético, última modificación, última modificación mía, últimos abiertos por mí.
  • Crear formularios: con esta solución podrá desarrollar formularios de contacto, encuestas y elaborar una hoja de cálculo para gestionar una mailing list. Para acceder a esta opción haga clic en Nuevo, Más, Formularios de Google. Ahora sólo tiene que seleccionar la plantilla y escribir las preguntas.
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Cómo usare Google Drive en la oficina: Su opinión

Con esta pequeña guía sobre el Drive he querido explicar cómo utilizar esta plataforma de servicios en la nube. Una solución ideal para su gestión del trabajo y archivo documental. Ahora le dejo la palabra. ¿Cómo utiliza Usted el Google Drive en su oficina? ¿Ha mejorado el espíritu de colaboración? Denos su opinión en los comentarios.

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Marilena D'Ambro

Giornalista, blogger e webwriter. Autrice del blog SEOchef e HostingVirtuale. "Non inizio la mia giornata senza un buon caffè e una lunga passeggiata immersa nella natura".