Desde hace ya varios años atrás, el formato digital ha logrado desplazar casi por completo a los antiguos y tradicionales archivos en físico. La mayoría de las empresas de hoy en día utilizan ordenadores u otros dispositivos para almacenar toda la información sobre sus más importantes movimientos, lo cual es indispensable para el correcto funcionamiento de un negocio.
Y es aquí donde nace la importancia de las copias de respaldo, ya que éstas aseguran que todos los datos e información archivada de una empresa pueda conservarse de forma segura, sin riesgos de que se pierda permanentemente por causas ajenas.
Pero, ¿sabes bien de qué se tratan estas copias de respaldo? ¿Te gustaría que, si en caso de que los archivos de tu empresa se extraviaran, tuvieras la oportunidad de recuperarlos? En nuestro artículo responderemos a estas preguntas y podrás conocer por qué es tan importante que cada empresa cuente con copias de seguridad para sus archivos más importantes.
¿Qué son las copias de respaldo?
También conocidas como copias de seguridad o simplemente backups, se trata de duplicados exactos de documentos y archivos, en este caso, los pertenecientes a una empresa. Estas copias son creadas con una función en especial: servir como respaldo para poder recuperar información en caso de que los archivos originales dejen de funcionar por alguna razón.
¿Y por qué mis archivos dejarían de funcionar?
Aunque la tecnología avanza cada día más, los equipos como ordenadores o dispositivos móviles pueden tener fallos del sistema y esto puede ocasionar que se pierda información o se dañen algunos archivos. Otros factores como virus, apagones de luz, o incluso haber cometido un error involuntario, pueden ser también los causantes de que un archivo importante deje de funcionar, se corrompa o se pierda por completo.
Los archivos de backup pueden ser almacenados de distintas formas y muchas de estas trabajan mediante los servicios de la nube. ¿Sabes lo que es la nube? Éste es un servicio que permite guardar y compartir información a través de internet en distintos servidores de alojamiento. Su nombre proviene del término original en inglés, “cloud computing”.
Las copias de seguridad no sólo son utilizadas por las empresas, sino que éstas son realmente útiles para nuestro uso personal. Hacer un backup de tus fotografías más preciadas o de tus largos trabajos universitarios podría evitarte malos ratos.
¿Por qué son importantes para las empresas?
Las empresas crean y modifican documentos digitales prácticamente a diario. Información como datos de los clientes, copias de las contrataciones, elementos de marketing, información sobre productos, proyectos en desarrollo, nóminas, documentos legales… Hay un sinfín de documentos de gran importancia que las compañías dejan en manos de la tecnología, muchas veces cometiendo el grave error de no poseer las copias de seguridad de cada uno de estos.
Para darte una idea de la importancia que tienen los backups, sólo imagina un escenario en el que tu compañía perdiera, por ejemplo, una carpeta entera con datos importantes del desarrollo de un producto que prometía grandes ingresos. En este caso, ¿simplemente habrías perdido todo? ¿tendrías que volver a comenzar todo desde el principio? Realmente sí. Sin copias de respaldo tus archivos no están completamente protegidos. Así que podríamos llegar a una conclusión clara: las copias de seguridad evitan que tu negocio corra riesgos innecesarios.
Por otro lado, si se utilizan las copias de respaldo de forma estratégica, éstas pueden incluso traer ventajas a tu negocio. Los softwares de backups que archivan tus documentos en la nube son muy útiles para compartir archivos específicos entre un selecto grupo de personas. Por ejemplo, si un equipo de empleados está trabajando en un proyecto en común, pueden utilizar alguno de estos programas para compartir información a través de la red, sin la necesidad de utilizar otros recursos como pendrives, disco duros externos o tener que enviar cada documento vía e-mail.
¿Cómo puedo hacer copias de seguridad para mi empresa?
Crear copias de seguridad no es algo que te llevará demasiado tiempo. No obstante, sí hay que invertir algunas horas para obtener mejores resultados, especialmente si tu empresa posee demasiada información digital.
A continuación, te presentamos las vías más comunes para crear el respaldo de tus archivos:
CD/DVD, disco duro externo o pendrive
Utiliza estos métodos sólo si tu empresa es pequeña y los documentos que quieres respaldar son muy pocos. Almacenar tus copias de seguridad en instrumentos físicos externos a tu ordenador es muy fácil, pero con estos también corres el riesgo de que se estropeen o se extravíen. Además, estas copias de respaldo no servirán para desarrollar estrategias en la nube como la que comentábamos anteriormente.
Servicios de alojamiento gratuitos
Algunos servicios como Dropbox o Google Drive tienen la ventaja de ser completamente gratuitos. Sin embargo, no poseen gran capacidad de almacenamiento y son productos poco profesionales, por los que pueden no ser la opción ideal para empresas grandes. Estos funcionan a través de la nube.
Generalmente, estos servicios son mayormente utilizados para uso personal. Son ideales para conservar la integridad de tus fotos, videos, archivos de blog, imágenes, gifs, etc.
Softwares pagos especializados en backups de empresas
Por último, la opción más recomendada para las empresas son los softwares desarrollados específicamente con ese fin.
Este tipo de programas ofrece mayores ventajas para los empresarios y gerentes de las compañías. Normalmente cuentan con una capacidad de almacenamiento bastante elevada, una interfaz fácil de manejar, y otros beneficios.
LogicalDOC y su componente extra LogicalDOC Backup son una de las opciones de programas con los cuales podrás almacenar tus copias de respaldo de forma sencilla. Éste se encarga de administrar tus documentos y gracias a su complemento tendrás una solución rápida cuando necesites restaurar información importante para tu negocio.
Por otra parte, con este software tus archivos estarán mucho más organizados y más protegidos, ya que entre sus características se encuentra la opción de comprimir y cifrar los archivos de gran tamaño. Además, te envían reportes de la actividad de tus archivos por medio del correo electrónico, posee una interfaz muy cómoda y está disponible para Windows, MAC, Linux y otros sistemas operativos.
Los softwares pagos pueden verse como una desventaja al lado de los servicios gratuitos. Pero podemos asegurarte que estos serán una inversión a largo plazo para garantizar la buena administración y la seguridad de toda la información que posea tu compañía.
Recomendaciones al utilizar copias de seguridad
Ahora que conoces muy bien por qué deberías utilizar los archivos de seguridad en tu empresa, queremos mostrarte algunos consejos que harán que todo sea más fácil para ti y que puedas lograr una mejor gestión de tus documentos.
Selecciona los documentos útiles
Muchas empresas tienden a acumular grandes cantidades de documentos que realmente no son necesarios, bien sea porque ya se encuentran descontinuados o porque nunca tuvieron una importancia real.
Antes de iniciar con el proceso de almacenamiento para tus copias de respaldo, te recomendamos que junto a tu equipo tomes todo el tiempo que sea necesario para hacer una exhaustiva investigación de todos los documentos que se encuentren en los ordenadores. Esto te ayudará a descartar y eliminar aquellos que carezcan de información útil y continuar el proceso sólo con los archivos necesarios.
Asegura el doble a los documentos realmente importantes
Entre todos los archivos, algunos son de mayor importancia. Como es el caso de los perfiles de los clientes o información confidencial acerca de algún producto.
En estos casos, el mejor consejo que podemos darte es que utilices dos softwares o dos métodos distintos para crear la copia de seguridad de cada uno de estos archivos. De modo que, en caso de que el documento se pierda y una de las copias de respaldo falle, tengas siempre una segunda opción.
Hay información que aun en formato digital es de gran valor para tu empresa, así que toma todas las medidas necesarias para asegurar que no puedas perderla por nada del mundo.
No escatimes en gastos cuando se trata de archivos confidenciales o importantes
Volvemos a recalcar: los archivos realmente importantes deben tener un trato especial. Y si tu empresa maneja información que puede ser utilizada en tu contra o que necesitas que se encuentre alojada en un lugar seguro, debes optar por adquirir el software más seguro y mejor desarrollado. Como ya habíamos mencionado, estos programas son inversiones, así que el precio no debería ser el factor decisivo sobre cuál software utilizar.
Aprovecha al máximo tus copias de respaldo
Los archivos backup serán útiles para tu empresa de muchas formas distintas. Aprovecha las ventajas de la nube para comunicarte con tus clientes o para el flujo de información dentro de tu compañía. O puedes sacarle el máximo provecho a los programas pagos para minimizar tus tareas e invertir menos cantidad de tiempo, ya que estos programas prácticamente se gestionan por sí solos.
Nuestro último consejo: no dudes ni un segundo en crear tus copias de respaldo
Si prestaste la debida atención a nuestro artículo, ya debes estar convencido de qué tan importante son los backups para tu empresa. Con ellos evitarás pérdidas innecesarias, mientras que sin ellos correrás el riesgo de perder clientes, arruinar el desarrollo de algún producto y perder tu tiempo y tu dinero.
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