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El DMS para Recursos Humanos aumenta la productividad

Marilena D'Ambro Gestión de Documentos Deja un comentario

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Usted trabaja en el sector de Recursos Humanos y pasa la mayor parte de la jornada clasificando curriculums, cartas de traslado, nóminas, referencias. En pocas palabras, ahogado entre docenas y docenas de hojas de papel. ¿El resultado? : se vuelve difícil responder a todas las peticiones; existe el riesgo de olvidar algo; la productividad se ve afectada e incluso la empresa puede transmitir una imagen de poca seriedad.

¿Cómo se podría resolver esta situación? Usando un DMS professional, o sea un sistema de archivo y gestión de documentos que le permita encontrar todo lo necesario con un clic. Se acabaron las largas llamadas telefónicas con superiores y colegas, bastará encender el ordenador y tendrá acceso inmediato a la sección que le interese. Con un DMS están todos más contentos: los empleados reciben las gestiones que han cursado y la administración desempeña sus funciones con serenidad. Ahora vamos a descubrir algo más sobre el uso de un DMS en Recursos Humanos.

Un DMS para los recursos humanos: ventajas 


Utilizar un DMS en el departamento de Recursos Humanos provoca un aumento de eficiencia de los empleados. Con esta herramienta se puede consultar los datos y documentos a través de un sistema centralizado, ahorrando tiempo. Además, se respeta el derecho a la privacidad. Permite leer solamente aquellas partes de los expedientes que verdaderamente le conciernen. De esta manera no corre el riesgo de perderse entre documentos y se tutelan los datos sensibles de sus colegas. Pero no es la única ventaja. Se aceleran asimismo los procesos de administración tales como solicitudes de vacaciones o informes de prestaciones laborales especiales o extraordinarias, que de consecuencia se envían inmediatamente a las personas interesadas.

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Un DMS para los recursos humanos favorece el manejo de las informaciones 

Para aumentar la productividad, los empleados deben poder tener acceso y operar con documentos actualizados, lo que no sucede siempre. Las publicaciones relativas a los convenios de empresa, los reglamentos y la normativa legal se encuentran en pocos departamentos o, peor todavía, en diferentes sedes. La consecuencia es obvia: gestión multiplicada de los mismos datos, procedimientos farragosos y contenidos duplicados. Con un DMS para Recursos Humanos, todos estos aspectos dejarán de ser un dolor de cabeza. Todos sus colegas podrán conectarse al repositorio central del DMS y enterarse de las novedades relativas a sus departamentos: todos estarán informados. ¿Y aquellas operaciones rutinarias, que será de ellas? Se convertirán en un recuerdo lejano.

Para profundizar: Qué es un workflow documental.

DMS para los recursos humanos: conservar los documentos y respetar las leyes 

Los registros y documentos concernientes a los empleados deben ser custodiados durante mucho tiempo. Por eso un DMS es la solución ideal para su empresa. ¿Y sabe por qué? Porque Usted estará respetando los requisitos legales nacionales e internacionales relativos al almacenamiento de expedientes y sus colegas estarán tranquilos, sabiendo que cada módulo y contrato que les concierne está al seguro. Ya no tendrá que preocuparse por encontrar espacio en archivadores y estanterías: todo el material estará catalogado dentro de la aplicación.

Con un DMS el personal es motivado y satisfecho

Come ti ho anticipato, con un DMS per le risorse umane qualsiasi richiesta può essere inoltrata alle persone di competenza. Hai bisogno di conoscere le spese per un viaggio? O di domandare le ferie in anticipo? Basta un click e un iter burocratico lungo giorni si riduce a una manciata di minuti. Ti dico di più: quando accedi al DMS puoi controllare anche lo stato della tua richiesta e cosa ne impedisce l’approvazione. E se hai qualche dubbio l’amministrazione capisce subito come risolverlo. È tutto ben notificato dal DMS.

Para profundizarEl Almacenamiento profesional de correo electrónico es importante

Selecciona el personal con un DMS

Las grandes empresas, antes de la llegada de los DMS profesionales, clasificaban las solicitudes de trabajo en archivadores. Aparte de que tal método ocupaba mucho espacio no aseguraba, además, una visión selectiva. En cambio, con un DMS puede ejecutar búsquedas miradas siguiendo ciertos criterios determinados por la empresa. Por ejemplo: el título, el nombre, las empresas para las que el candidato ha trabajado.

El cruce de estos datos se realiza en muy poco tiempo y Usted tendrá la posibilidad de eliminar las solicitudes duplicadas. De esta manera es más fácil localizar al candidato ideal como ya he mencionado, con un DMS para Recursos Humanos cualquier solicitud puede ser transmitida al personal de competencia. ¿Necesita saber los gastos generados por un viaje? O solicitar las vacaciones anticipadas? Basta un solo clic y un proceso burocrático eterno se reduce a minutos.

Le diré más: cuando acceda al DMS podrá comprobar a qué punto está su solicitud, así como qué es lo que pudiera impedir la aprobación. Y si tiene alguna duda la administración podrá inmediatamente aclararla. Y todo esto notificado mediante el DMS.

Su opinion

El DMS para Recursos Humanos reduce la carga de trabajo y aumenta la productividad. El historial profesional completo de los empleados está conservado en una sóla aplicación que es accesible sólo por personas autorizadas. Incluso la selección del personal es más precisa. ¿Y  Usted qué opina? ¿Considera que esta solución sería útil en los departamentos dedicados a los Recursos Humanos? Espero su opinión en los comentarios.

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Marilena D'Ambro

Giornalista, blogger e webwriter. Autrice del blog SEOchef e HostingVirtuale. "Non inizio la mia giornata senza un buon caffè e una lunga passeggiata immersa nella natura".