Meeting of coworkers and planning next steps of work

Como lograr eficiencia mediante la colaboración en los documentos

Gabriela Slusar Gestión de Documentos, Productividad Deja un comentario

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Las empresas de hoy deben enfrentarse a retos que antaño eran inexistentes o cuyo nivel de complejidad era realmente bajo. Uno de los desafíos más intensos tiene que ver con los tiempos de entrega, pues un mundo globalizado y altamente interconectado demanda respuestas y soluciones inmediatas o como es costumbre decir “en tiempo real”.

Afortunadamente, junto a estos desafíos han aparecido las herramientas y medios apropiados para poder lidiar con ellos y salir triunfantes. Se les llama “Sistemas de gestión documental” y suelen marcar la diferencia entre las empresas (pequeñas, grandes y medianas) que se mantienen a flote y las que sucumben frente a los retos mencionados. Afortunadamente, junto a estos desafíos han aparecido las herramientas y medios apropiados para poder lidiar con ellos y salir triunfantes. Se les llama “Sistemas de gestión documental” y suelen marcar la diferencia entre las empresas (pequeñas, grandes y medianas) que se mantienen a flote y las que sucumben frente a los retos mencionados.

Un sistema de gestión documental no es sino un programa o software que permite manejar documentos a todo nivel. Hablamos de la creación, edición, distribución y recuperación de cualquier tipo de documento empresarial. Un buen SGD logra un ahorro importante no solo en dinero sino también en tiempo y adicionalmente, genera prestigio para una empresa al hacerla competitiva y puntual.

Colaboración en los documentos

Con el fenómeno de la globalización, las oficinas físicas se están convirtiendo poco a poco en algo obsoleto: cada vez más empresas tienen colaboradores en diferentes partes del país (o del mundo) y las oficinas, ahora son espacios virtuales en las que el personal trabaja en conjunto, gracias a las poderosas herramientas que internet ofrece.

De esta forma, un equipo de trabajadores puede estar redactando un proyecto, simultáneamente, con cada uno de los integrantes abocado a una parte en concreto, mientras que un supervisor visualiza los avances y propone sugerencia y correcciones. Y esto sin que ninguno de ellos este siquiera en él mismo país. Este tipo de procedimientos se están convirtiendo en cotidianos y el impacto que están teniendo en la eficacia, eficiencia y productividad en las empresas es enorme.

Sistema de gestión documental: trabajo colaborativo eficiente y de calidad

Probablemente una de las características más destacables e importantes de un buen Sistema de gestión documental, tiene que ver con la colaboración en documentos. Básicamente, estas soluciones permiten que un equipo de personas, trabaje simultáneamente en la creación y edición de todo tipo de documentos.

Otra característica relevante de todo buen SGD es la posibilidad de acceder a la información desde cualquier sitio, con solo contar con una conexión a internet. Para esto, un Sistema de gestión documental apropiado está por lo general accesible desde la web y por lo tanto, permite un acceso desde ordenadores, laptops, tablets y smartphones en cualquier parte del mundo.

La capacidad de acceder a los documentos desde diversos dispositivos se conoce como “multiplataforma” y es la clave del éxito de un Sistema de gestión documental pues implica que los usuarios en ningún momento carezcan de acceso a los documentos.

Es posible por ejemplo, corregir un documento mientras se está en la sala de embarque del aeropuerto, desde un móvil inteligente o una tablet, igual como si se estuviera frente al ordenador.

En concreto un sistema de gestión documental debe ofrecer soluciones y no más problemas, por lo que es importante que, sin importar su grado de complejidad y el número de características que posea, este tiene que ser de fácil manejo e intuitivo. En otras palabras, un sistema de gestión documental debe optimizar el flujo de trabajo, acortar tiempos y agilizar procesos.

Otras características imprescindibles hoy en día, implican la integración con Microsoft Office, el hecho de ser multiplataforma y contar con un robusto sistema de seguridad entre otras virtudes adicionales. Se puede encontrar un ejemplo perfecto de Sistema de gestión documental en http://www.logicaldoc.com cuyo software cumple y excede todos los requisitos mencionado, ofreciendo una solución integral para empresas pequeñas, medianas y grandes corporaciones.

 

 

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Director y autor del blog de LogicalDOC, cubre el rol de Gerente de relaciones con clientes y socios para America Latina. "No creo que haya una misma solucion para cada problema dentro de la organizacion empresarial pero cada area departamental de la empresa conoce bien sus necesidades y esto ayuda a resolver los problemas que se presentan, utilizando este enfoque en el trabajo de oficina propongo LogicalDOC como la herramienta perfecta para mejorar inmediatamente el trabajo dentro de cualquier organizacion empresarial, haciendolo mas valioso , rapido y eficiente"