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Nueva Integración de LogicalDOC y Zoho Docs: Máxima Versatilidad en Edición de Documentos

Gabriela Slusar Gestión de Documentos Deja un comentario

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Nuestro estilo de vida profesional implica el uso de muchas soluciones digitales que nos faciliten todo. El problema es cuando estas mismas soluciones se aíslan unas de otras, creando complicaciones y haciéndonos perder el tiempo.

Este es un escenario común cuando estamos en la interminable labor de simplificar los procesos de nuestra empresa. Deseamos que todos los empleados sean capaces de colaborar unos con otros de forma cómoda y eficiente.

Ser productivos es la regla pero a veces pareciera que algunas aplicaciones y software especializados simplemente no se ajustan a nuestras necesidades.

Pensando en ello, hemos desarrollado una nueva integración para LogicalDOC, nuestro sistema de gestión documental que viene ayudando a incontables empresas en múltiples industrias.

Esta última integración conecta la plataforma de LogicalDOC con Zoho Docs, uno de los servicios de edición de documentos en la nube más populares y eficientes que existen al día de hoy.

Entendiendo el Problema

Si bien LogicalDOC hace una labor fantástica colocando todos los documentos de tu organización en un solo sitio, protegiéndolos e indexándolos de forma inteligente, muchos usuarios y equipos de trabajo siguiran necesitando editar muchos de estos documentos con métodos más prácticos, mas fáciles para esta funcion.

Crear y editar documentos de todo tipo en la nube es una demanda que muchos profesionales independientes y empresas tienen. Esto aporta gran flexibilidad y eficiencia al trabajo, restando además importancia al software instalado en los equipos de oficina.

Particularmente, Zoho Docs se ha inspirado en esta demanda para ofrecer una plataforma bastante completa de colaboración y edición, todo canalizado en la nube. De hecho, los miembros del equipo pueden acceder desde cualquier dispositivo, desde ordenadores hasta smartphones, gracias a las apps especializadas. Muchas de las funciones de Zoho Docs permiten una sinergia y un flujo de trabajo que no se encuentra en todos lados. El proceso de colaboración se da de forma casi impecable.

Identificar el problema:

En LogicalDOC hemos identificado un problema. Nos hemos dado cuenta de que la gestión documental de Zoho Docs es limitada. Mientras que nosotros no ofrecemos una plataforma de edición de documentos con acceso a través del navegador, se nos ha ocurrido enlazar los dos servicios. El resultado de este desarrollo es una integración casi mágica; una solución definitiva y completa para tus procesos colaborativos.

Una Integración Revolucionaria

desk_writePara quienes ya son usuarios de Zoho Docs, bien saben que su capacidad organizacional es muy limitada. Realmente esta plataforma no tiene esa finalidad, sino que se inclina a ser una herramienta de colaboración para edición de documentos, así como de almacenamiento en la nube.

Hasta allí, todo es fantástico. Pero a medida que las actividades comerciales y profesionales se expanden y acumulan, los registros documentales hacen lo mismo. En ese punto, las funciones de Zoho Docs se quedan un poco cortas.

LogicalDOC, para quienes no son usuarios aún o no están familiarizados con la plataforma, se dedica a la gestión documental en todos sus niveles, colocando los archivos que necesitas donde los necesitas cuando los necesitas. Así de fácil.

Además de eso, el control de versiones es muy eficiente, siendo un plus para los equipos de trabajo que quieren tener un flujo de trabajo impecable y de alto rendimiento.

Pero hemos pensado en todos esos usuarios que desean tener la comodidad de editar los documentos desde el mismo navegador, sin necesidad de hacer descargas.

¿Por Qué Aprovechar esta Integración?

desk_notebooksEn los últimos años, software como MS Office y otros clásicos similares han perdido mucho terreno frente a plataformas de creación y edición en la nube. Google Docs y Zoho Docs, por ejemplo, empiezan a ofrecer funcionalidades que los productos de siempre no.

Es por esta razón que profesionales independientes y grandes organizaciones han hecho la transición hacia las plataformas de edición en la nube, las cuales permiten mayor seguridad, flexibilidad y accesibilidad a todas las partes involucradas.

En vista de este cambio colosal en la industria profesional, LogicalDOC dirige su mirada hacia estas plataformas, todo con la finalidad de permitirles a los usuarios que conectan los servicios sin problemas, aprovechando la máxima funcionalidad. Si ya eres usuario de LogicalDOC, dar uso a la nueva integración con Zoho Docs es un movimiento audaz hacia la modernización de tu empresa, tenga 500 empleados o seas tú solo.

Esto te permitirá centralizar toda tu gestión documental en un solo lugar, sacándole todo el provecho al potencial que la nube ofrece. También debes tener en cuenta que todos tus documentos vitales estarán al alcance de un clic, sin importar las condiciones del ordenador utilizado.

Empezar a Usar la Integración

Lógicamente, para hacer uso de la integración debes ser usuario de ambas plataformas. Durante el primer uso, debe generarse un token de autentificación en la interfaz de configuración de Zoho Docs. Este token permitirá el enlace entre ambas bases de datos.

Una vez generado el token de autentificación en Zoho Docs, se debe utilizar dentro de LogicalDOC para establecer la conexión.

Para editar documentos, se debe elegir uno dentro del archivo de LogicalDOC y seleccionar la herramienta de Zoho. Una pequeña ventana emergente aparecerá para que puedas abrir el documento dentro de la plataforma de Zoho Docs.

Al terminar la edición, se debe volver a pequeña ventana emergente del comienzo y hacer clic en “Actualizar Documento”, lo que refrescará la base de datos de LogicalDOC con la nueva información.

Finalmente, la importación bidireccional se logra con las herramientas “Importar desde Zoho” y “Exportar a Zoho”, dependiendo de la situación. Con ellas, se abre una pequeña ventana de gestión de archivos, haciendo del proceso algo muy intuitivo y sencillo.

 

 

 

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Director y autor del blog de LogicalDOC, cubre el rol de Gerente de relaciones con clientes y socios para America Latina. "No creo que haya una misma solucion para cada problema dentro de la organizacion empresarial pero cada area departamental de la empresa conoce bien sus necesidades y esto ayuda a resolver los problemas que se presentan, utilizando este enfoque en el trabajo de oficina propongo LogicalDOC como la herramienta perfecta para mejorar inmediatamente el trabajo dentro de cualquier organizacion empresarial, haciendolo mas valioso , rapido y eficiente"