Workflow documental

Qué es un workflow documental

Marilena D'Ambro Gestión de Documentos 2 Comentarios

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Debido a la progresiva desmaterialización del papel, su empresa debería estar preparada para gestionar el cambio. ¿Ha pensado alguna vez en adoptar un sistema de gestión de documentos?. Un DMS podría ser la solución ideal: es la herramienta que facilita la creación y el intercambio de documentos dentro de una organización.
Como ya sabe, las aplicaciones que caracterizan a este tipo de herramienta permiten escanear y catalogar cualquier tipo de expediente. El DMS consiente toda una serie de tareas en cuanto los datos están archivados: administrar bajo medidas de seguridad el acceso a los documentos, la consultación, la edición y revisión, la firma digital y la realización de procesos que dependen de los documentos. Es precisamente de este último punto del que quisiera hablar: me encantaría explicarle la importancia de un flujo de trabajo o workflow documental.

Que es un workflow documental?

Antes de analizar el alcance del workflow documental, aclaremos el significado de la expresión “flujo de trabajo” o workflow: es la automatización de un proceso de trabajo que incluye tareas que son pasadas de un participante a otro por acción, según una serie de reglas de procedimiento.

El objetivo común es integrar y optimizar los datos. Por ejemplo: si usted ha trabajado en un equipo de redacción online habrá oído hablar de los “flujos de aprobación.” Este procedimiento requiere la participación de varios profesionales: el editor, el redactor jefe y el periodista. El periodista escribe el artículo, el redactor jefe lo aprueba y el editor lo publica. He aquí una manera fácil de entender lo que es un workflow o flujo de trabajo.

Ahora, ¿qué es lo que pasa si a la palabra “workflow” le añadimos el término “documental”? El resultado será un procedimiento pre-establecido mediante el cual un documento puede ser escaneado, autenticado, registrado, editado, archivado y, en el futuro, buscado y encontrado. Con estos pasos una empresa seguirá el ciclo de vida de un documento.

Las desventajas de no tener un flujo de trabajo

¿Su empresa no ha adoptado aún un workflow documental? Busque un remedio. Que falte un workflow socava la productividad de la empresa y las desventajas incluyen, entre otras, pérdida de documentos o incapacidad para identificar a las personas que trabajaron en un documento. O peor, podría ni siquiera terminar las tareas que dependían de algunos documentos. Ya pasa: nadie encuentra al que elaboró el documento. Esto significa el bloqueo de todo el flujo de trabajo. El resultado es una colección de errores vitales para su empresa, la fuga de clientes y pérdida de ingresos.

El workflow documental es un beneficio para las PYMES

El workflow documental es crucial para una empresa pequeña o mediana que esté llevando a cabo la digitalización de sus archivos en papel. Gracias a este proceso, los documentos pueden seguir un proceso establecido, el error humano se reduce al mínimo y la fatiga que produce localizar para la consulta un documento cualquiera, desaparece. En práctica, en cuanto se ha establecido un procedimiento básico, que es necesario para que funcione correctamente el workflow documental, cualquier expediente será fácilmente rastreable.

Existen workflow documentales que se activan automáticamente en presencia de determinadas situaciones. Cada usuario que interactúe con esta herramienta tendrá una visión clara del estado de elaboración de un documento e intenvendrá en el momento adecuado.

Recibirá una simple notificación. Por último, un buen flujo de trabajo puede cambiar todo en una empresa, generando beneficios. Permite que el personal se concentre en la realización del trabajo real en lugar de ocuparse de la gestión de los procesos de trabajo. Notará, con este recurso, cómo su vida profesional mejorará y que logrará administrar su tiempo laboral de la mejor manera.

Dejenos su opinion

Esta es la era de la digitalización del papel. Si su empresa quiere competir eficazmente en el mercado tiene que entender tanto lo que es cuanto la importancia del workflow documental. Ahora le cedo la palabra: ¿qué opina? Espero su respuesta en los comentarios.

 

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Marilena D'Ambro

Giornalista, blogger e webwriter. Autrice del blog SEOchef e HostingVirtuale. "Non inizio la mia giornata senza un buon caffè e una lunga passeggiata immersa nella natura".