Si estás leyendo esta guía, es probable que trabajes para una empresa. Tal vez usted ha descubierto recientemente lo que es gestión de documentos o conocía el tema pero nunca llegó a intensificarlo. En cualquier caso, en esta guía podrá encontrar los pasos a seguir para introducir con éxito un sistema de gestión documental (DMS) en la empresa y evitar perder tiempo y energía en actividades mal organizadas y poco claras.
La implementación de un DMS requiere modificar el propio modo de gestionar los documentos de parte de todas las personas que participan de la gestión de la empresa y siendo los documentos (y las informaciones) un patrimonio inestimable para cada organización,este argumento no puede ser devaluado.
El trabajo en este tema es postergado de varios años y no imagina cuantas veces ha sucedido de ver empresas que postergan su evaluación (para seleccionar un DMS) meses y años, sin nunca llegar a una concreción.
Esto significa que una o más personas emplearon muchas de sus días y su tiempo haciendo algo que no condujeron a ningún resultado.
Traducido a términos medios de negocios «derroche de recursos».
Un DMS sirve para eliminar las ineficiencias relacionadas con la gestión de documentos. Su principal objetivo es optimizar y racionalizar todo el sistema de gestión del conocimiento en la empresa.
Pero para hacer un uso eficiente de un sistema (en parte, como puede ser un complejo DMS) es esencial para que sea igualmente eficaz y optimizado el camino que conduce a su elección e implementación.
No es una guía totalmente teórica con el único propósito de promover un producto (con qué frecuencia encuentra en línea), pero es un real «manual» para poner en práctica, para llevar a cabo esta tarea con éxito y sin desperdicios.
Si crees que no tienes tiempo para dedicar a esta actividad no se continúe con la siguiente lectura.
Como dije antes, introduciendo un DMS en los negocios no es una bagatela.Puede traer grandes beneficios (económicos, organizacionales y productivos) pero también puede ser una fuente de pérdida, si hay que dedicar los recursos necesarios y la energía (sigue siendo una inversión).
Ahora si has decidido invertir parte de tu tiempo y tu energía para obtener estos beneficios en su empresa?
7 pasos para introducir con éxito un DMS en la empresa
Cada paso más abajo da directrices específicas sobre qué hacer para introducir con éxito un sistema de gestión documental en su empresa.
Lea y siga estos pasos en el orden en el que se proponen y evitar saltar de un punto a otro. Sólo de esta manera evitará el trato de perder el tiempo valioso.
1. Indentifique las principales causas de ineficiencia en la gestion documental
Identificar las principales causas de ineficiencia en su documento de gestión es el primer paso esencial para ejecutar. Manejo adecuado de los documentos tiene el propósito principal para evitar pérdidas de tiempo, limitar los errores humanos, aumentar la colaboración y sobre todo a simplificar.
Su empresa puede ofrecer productos o servicios de gran valor y tiene un buen personal calificado, pero si el personal pasa la mitad de su día para intentar recuperar los documentos que necesitan para hacer su trabajo, su productividad se duplica porque el tiempo empleado en buscar documentos es hora restada a tareas más productivas.
Deliberadamente escribí la principales causas por qué sistemas de gestión de documentos (DMS) tienen un número de posibilidades, pero para evitar confusiones es bueno empezar con lo que hace la diferencia al principio.
A continuación he preparado cuatro sencillas preguntas que puede contestar. Estas preguntas pueden parecer retóricas (y de hecho son) pero también ayuda a comprender lo que es la gran diferencia entre una gestión correcta y eficaz y obsoletos (que hace que usted pierda tiempo y dinero). También son la base para comenzar a evaluar las soluciones en el mercado (si le permite hacer esto o que se les pueden considerar no lo contrario).
1) Los empleados de su empresa siempre logran recuperar los documentos que necesitan, en menos de un minuto y sin tener que pedir ayuda a otros colegas?
2) Los empleados de su empresa son capaces de recuperar rápidamente los documentos que necesitan incluso cuando están fuera de la oficina o con los clientes?
3) Es posible relajar a las precedentes versiones de un documento para comprender si ha sufrido modificaciones o cualquier otra cosa relacionada.
4) Los empleados recibirán notificaciones automáticas cuando se cambia un documento que le interesa y este viene cambiado. Ahora, si su empresa no tiene un sistema de gestión de vanguardia documental es probable que su respuesta a estas preguntas sea NO.
Ahora sé qué trabajar en para iniciar y qué buscar o descartar, entonces podemos proceder al siguiente paso.
2. Calcula cual es el impacto sobre su presupuesto y lo que sería su eleminación parcial o total.
El ROI (retorno de la inversión) es una estimación de lo que podría ser el retorno de la inversión. Esta estimación puede ser útil para tener una idea de su presupuesto que se dedica a la introducción de un sistema de gestión documental en su empresa.
Teniendo en cuenta sólo el principal beneficio que le puede dar la introducción inicial de la gestión documental, es decir, el tiempo, intentamos hacer algunos cálculos básicos.
En promedio, cada empleado a la empresa se dedica unos 50 minutos cada día para tareas relacionadas con la documentación (basado en estadísticas recientes y estudios sobre la productividad). Recuperar archivos, guardar, almacenar, clasificar documentos correctamente, asegurarse de que los interesados tengan copia, páginas de fax, enviar correos electrónicos de ida y vuelta y más.
No te diré que con un sistema de gestión de documentos puede restaurar esta pérdida de tiempo, pero usted puede reducirlo a mucho, supóngase un 35 min (en realidad podría ser mucho más pero son bajos).
A continuación:
50 – 35 = 15 minutos de tiempo ahorrado por cada empleado,al dia.
Si me estas siguiendo? Bueno!
Con aproximadamente 220 días de trabajo en un año común, esto produce unas 165 horas de trabajo perdido cada 3 empleados de su empresa. Si el promedio del costo medio es del orden de $28 por hora, esto equivale a más de 3300 euros con carácter anual al que está renunciando.
Para proseguir este calculo siga la siguiente formula:
(n° dependentes X minutos perdidos al dia/cad X 220 dias laborativos X 20 costo horario) / 60
Puede encontrar en la comoda tabla el sitio: https://www.logicaldoc.com/es/resources/savings-calculation
Nota importante : este es un cálculo aproximado que no tiene en cuenta los resultados que pueden lograrse con el aumento de la productividad y la eficiencia (las que pueden evaluarlos solamente después de poner en producción el sistema), pero sólo el ahorro inmediato que te puede dar una gestión adecuada. Doy por sentado ese tiempo recuperado debe entonces explotarse rentablemente y no añadir un coffee break (aunque puede todavía ser considerado como productivo porque tal vez se trata de trabajar y se compara:))
3. Assegna il progetto ad un responsabile che individui le migliori soluzioni disponibili sul mercato
Ahora que has identificado las principales causas de ineficiencia y se dio cuenta de cómo puede ayudarle a ahorrar una gestión adecuada era tiempo para empezar a hacer un estudio de mercado para identificar posibles soluciones.
En este punto, suponiendo que usted no toma cuidado de las cuestiones técnicas en su negocio, usted tendrá que designar un proyecto manager (alguien que mastica de informática) que sigue esta clasificación en su nombre.
¡ ATENCIÓN! Antes de delegar todo y lavarse las manos, es esencial que usted ponga muy claras sus intenciones y objetivos con su Gerente de proyecto.
Han identificado cuáles son los aspectos más importantes, ahora necesitas transferir esta información a la cabeza y asegurarse de que asimile. Además, es importante establecer juntos un tiempo, es decir, cuando el sistema se pondrá en producción (siempre para evitar pérdida de tiempo y recursos).
Antes de continuar al siguiente punto quiero darle otro pequeño truco que creo que es muy importante. Invita a su Gerente de cuenta, durante la evaluación, incluso aspectos del producto (no sólo características) tales como:
Soporte tecnico => El DMS ajustará todo (o casi) su proceso de información en la empresa. Entonces sabes lo importante que es tener un soporte eficiente capaz de resolver cualquier problema rápidamente y comunicarse en su propio idioma.
Integracion=>Es posible (aunque no seguro) que su empresa ya utiliza otros sistemas (ERP, sistemas de almacenamiento de la nube como Dropbox, etc…). Por lo tanto es importante que el software DMS debe prever la posibilidad de integrarse con estos para crear sinergias que es importante.
Simplicidad =>Escribo desde el último de estos tres puntos pero, de hecho, podría ser el primero. Un sistema de gestión documental debe ser simple! Usted no puede esperar para introducir soluciones demasiado complejas que requieren meses de entrenamiento para todo el personal. Si el personal de su empresa encontrará lo complicado o engorroso tendrá que luchar para aprovechar todo su potencial o incluso a fila contra evitar usarlo. Lanzaria el dinero y perderia tiempo para nada.
4. Comience su primera evoluación
Llegado a este punto debería ser responsable de las evaluaciones. De todos modo es importante que, cualquier manera usted entienda que el proyecto se ve realmente en el corazón así, que es bueno que, él requiera de constante retroalimentación para prevenir adagios o peor perderse entre todas las actividades que lleva a cabo.
En esta etapa deben realizarse las primeras pruebas.
Cada sistema de gestión de documentos ofrece la posibilidad de descargar una versión de prueba (generalmente un mes) con todas las características del producto. Esta fase es la más importante porque conducirá a la decisión final (o si queremos semifinal) para poner en marcha un proyecto piloto (ver punto 5).
La prueba le permite evaluar el producto como si ya estaban disponible en la empresa, empiezan a configurar y ejecutar todas las pruebas necesarias.
Durante la prueba, le sugiero que también evaluar la disposición de la empresa a proporcionarle respuestas a sus preguntas. Si usted está luchando para obtener respuestas a sus preguntas puede responder usted consider una compra imaginar lo que estará disponible cuando usted necesita ayuda…
Otro consejo es requerir una demostración del producto.
Tenga cuidado sin embargo, la demostración no debe pedirse antes de iniciar la prueba, pero en la fase final, cuando estás últimas dudas a resolver. Llegado a la conclusión de una revisión, que usted sabrá exactamente qué hacer y qué temas centran en realidad (los que se ha dado cuenta para ser más pertinente en su caso).
5. Lance un proyecto piloto
La definicion (traducida) de Wikipedia di Proyecto Piloto es:
«Un proyecto piloto es un estudio preliminar, en pequena escala, conducido para evaluar , los tiempos, los costos y los posibles imprevistos, en el tentativo de prever un ejemplar de dimensiones adecuadas, y su performance y evaluar un proyecto de larga escala.»
Esto puede ser importante si su empresa es grande (quizás que varias ramas repartidos por todo el mundo) y entonces usted necesita comenzar con un proyecto pequeño (tal vez atado a una oficina o departamento en particular), sin poner el sistema en la productividad de toda la empresa.
Sin embargo, en este punto debe tener una imagen clara de la situación, posibles soluciones y empresas que ofrecen. Has ya probado los productos que más cerca de sus necesidades y las manifestaciones. También es probable que también han recibido ofertas por productos (si no, preguntar).
Ahora estara listo para elegir adoptar la solucion y comenzar con su proyecto piloto!
Si su empresa es pequeña (algunas oficinas y a más de una docena de empleados) es probable que su proyecto piloto coincide con el definitivo.
Una nota final: no confundas!
Muchos vienen para llevar a cabo todos estos pasos correctamente luego se detiene en la parte superior, y derrotas de toda la obra hasta ese punto.
No puedes imaginar cuántas veces he tenido que tratar con empresas que se bloquean de repente después de meses de esfuerzos y tiempo dedicado a las pruebas, luego reiniciar las evaluaciones nuevamente, después de uno o dos años (¡ sí, otra vez! Porque el software evoluciona y cambia como las necesidades de la empresa y su personal) con una enorme pérdida de tiempo y recursos.
Así que si has llegado hasta este punto, no dejes de ir adelante!
6. Pida feedback costantemente
Tal vez ahora usted debe estar preguntándose por qué hay otros dos puntos, esperados tener terminado y finalmente ser productivo pero todavía es demasiado pronto para cantar victoria. Si recuerdas en el primer paso de esta guía se han identificado las principales causas de ineficacia, no todos ellos. Ahora que su empresa tendrá que descubrir cómo explotarla siempre mejor y sólo puede hacerlo con la ayuda de todos los usuarios.
Luego pida una devolución o una opinion sobre el uso de la herramienta a menudo.
Tal vez usted podría saber que alguien ha encontrado un proceso más eficiente de lo que usted había pensado originalmente, o alguien ha encontrado una manera de organizar los documentos de una forma más sencilla y fácil para navegar dentro de la revisión del documento…
El primer paso, ya esta realizado pero los margenes de mejoramiento son todavia grandes!
7. Implementa gradualmente pero con constancia
Da questo costante confronto e ricerca del miglioramento la tua azienda potrà trarre continuo giovamento e crescere.
Con el tiempo, usted y sus compañeros, aprenderá a explotar todo el potencial de los documentos (tales como el flujo de trabajo para crear flujos de trabajo estandarizados) y exponencialmente aumentar el porcentaje de su retorno de la inversión (no sólo un ahorro pero un ingreso mayor de capacidad y aumento de producción.
Sabes que es un workflow? Lee el articulo: http://blog.logicaldoc.es/que-es-un-workflow-documental
O usted puede encontrar que es importante que requiere el desarrollo de capacidades específicas en los programas relacionados con su negocio.
Entonces podrias comprender que es importante requerir el desarrollo de especificas funcionalidades del software ligadas a vuestro BUSINESS.
Entonces, un crecimiento y mejora continua para tu negocio!
Llegamos al final y espero ser de ayuda con esta guía.
Un pequeño favor 🙂
Antes que decir adiós , te pido un pequeño favor…
Como te habrás dado cuenta este artículo es bastante largo y me llevó a escribir días.
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