Las empresas de hoy deben enfrentarse a retos que antaño eran inexistentes o cuyo nivel de complejidad era realmente bajo. Uno de los desafíos más intensos tiene que ver con los tiempos de entrega, pues un mundo globalizado y altamente interconectado demanda respuestas y soluciones inmediatas o como es costumbre decir “en tiempo real”.
Afortunadamente, junto a estos desafíos han aparecido las herramientas y medios apropiados para poder lidiar con ellos y salir triunfantes. Se les llama “Sistemas de gestión documental” y suelen marcar la diferencia entre las empresas (pequeñas, grandes y medianas) que se mantienen a flote y las que sucumben frente a los retos mencionados. Afortunadamente, junto a estos desafíos han aparecido las herramientas y medios apropiados para poder lidiar con ellos y salir triunfantes. Se les llama “Sistemas de gestión documental” y suelen marcar la diferencia entre las empresas (pequeñas, grandes y medianas) que se mantienen a flote y las que sucumben frente a los retos mencionados.
Un sistema de gestión documental no es sino un programa o software que permite manejar documentos a todo nivel. Hablamos de la creación, edición, distribución y recuperación de cualquier tipo de documento empresarial. Un buen SGD logra un ahorro importante no solo en dinero sino también en tiempo y adicionalmente, genera prestigio para una empresa al hacerla competitiva y puntual.
Colaboración en los documentos
Con el fenómeno de la globalización, las oficinas físicas se están convirtiendo poco a poco en algo obsoleto: cada vez más empresas tienen colaboradores en diferentes partes del país (o del mundo) y las oficinas, ahora son espacios virtuales en las que el personal trabaja en conjunto, gracias a las poderosas herramientas que internet ofrece.
De esta forma, un equipo de trabajadores puede estar redactando un proyecto, simultáneamente, con cada uno de los integrantes abocado a una parte en concreto, mientras que un supervisor visualiza los avances y propone sugerencia y correcciones. Y esto sin que ninguno de ellos este siquiera en él mismo país. Este tipo de procedimientos se están convirtiendo en cotidianos y el impacto que están teniendo en la eficacia, eficiencia y productividad en las empresas es enorme.
Sistema de gestión documental: trabajo colaborativo eficiente y de calidad
Probablemente una de las características más destacables e importantes de un buen Sistema de gestión documental, tiene que ver con la colaboración en documentos. Básicamente, estas soluciones permiten que un equipo de personas, trabaje simultáneamente en la creación y edición de todo tipo de documentos.
Otra característica relevante de todo buen SGD es la posibilidad de acceder a la información desde cualquier sitio, con solo contar con una conexión a internet. Para esto, un Sistema de gestión documental apropiado está por lo general accesible desde la web y por lo tanto, permite un acceso desde ordenadores, laptops, tablets y smartphones en cualquier parte del mundo.
La capacidad de acceder a los documentos desde diversos dispositivos se conoce como “multiplataforma” y es la clave del éxito de un Sistema de gestión documental pues implica que los usuarios en ningún momento carezcan de acceso a los documentos.
Es posible por ejemplo, corregir un documento mientras se está en la sala de embarque del aeropuerto, desde un móvil inteligente o una tablet, igual como si se estuviera frente al ordenador.
En concreto un sistema de gestión documental debe ofrecer soluciones y no más problemas, por lo que es importante que, sin importar su grado de complejidad y el número de características que posea, este tiene que ser de fácil manejo e intuitivo. En otras palabras, un sistema de gestión documental debe optimizar el flujo de trabajo, acortar tiempos y agilizar procesos.
Otras características imprescindibles hoy en día, implican la integración con Microsoft Office, el hecho de ser multiplataforma y contar con un robusto sistema de seguridad entre otras virtudes adicionales. Se puede encontrar un ejemplo perfecto de Sistema de gestión documental en http://www.logicaldoc.com cuyo software cumple y excede todos los requisitos mencionado, ofreciendo una solución integral para empresas pequeñas, medianas y grandes corporaciones.
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