Cómo obtener la Certificación ISO 9001 con facilidad

Hoy en día existen muchas certificaciones que hacen que tu empresa sea competitiva en el mercado y garantizan una mejor productividad y organización en el interior de la estructura empresarial.

Entre las diferentes certificaciones una de las más importantes es la certificación ISO 9001 (con su última actualización ISO 9001:2015) que permite instaurar en el interior de la empresa un control de calidad que ayudará en la expansión y en el respeto de procesos legados a los servicios y a los productos propuestos.

La página web Qualitiamo.com define las normas ISO con un concepto interesante.

 “ [..] recordad que la ISO 9001:2008 (NdR en este caso habla de una versión precedente) no es una línea guía. Define “que” hacer pero no explica “como” hacerlo. Este “como” será directamente relacionado a la creatividad, a la inteligencia, a los valores, a la ética y a la manera de trabajar de la vuestra organización. Si no será así, vuestro Sistema de Calidad se concretará en el enésimo duplicado de un SGQ tipo: un trabajo inútil, agotante y completamente sin valor añadido. “

Las Normas ISO 9001 en general no definen la manera óptima de proceder con un determinado proceso o producto, pero ayudan a monitorear y administrar la calidad en todos los procedimientos de tu organización. 

Esto hace que las Normas ISO 9001:2015 sean un instrumento extremamente poderoso que te ayudaran a mejorar continuamente tu negocio y la relación con el cliente.

Cómo obtener la más recién certificación ISO 9001

Esta tipología de certificación se obtén a través de consultores externos a la empresa que ayudan a determinar los pasos que deben seguirse para obtener la certificación y se ocupan de examinar el departamento de calidad antes de conceder las certificaciones.

Estos consultores normalmente visitan la empresa y verifican el sistema de calidad preexistente y verificarán si este último respeta efectivamente los prerrequisitos de los Estándares ISO 9001:2015.

 Esta visita permite ahorrar mucho dinero: los exámenes tienen un coste relativamente alto y con una visita es posible verificar desde el principio si una de las áreas de la empresa tiene la necesidad de trabajo extra antes de que tengan lugar los exámenes oficiales para obtener la certificación ISO 9001:2015.

Una buena preparación es la clave para obtener la certificación ISO 9001:2015.

Que la empresa sea grande o muy pequeña, hay que hacer importantes consideraciones antes de implementar un sistema de calidad conforme a los estándares ISO 9001:2015.

Como mencionado anteriormente, la ISO 9001 es un instrumento extremamente poderoso para mejorar los estándares de una empresa y te obligará a pensar de nuevo a la manera en la cual administra tu empresa y a la manera de ver los objetivos estratégicos de tu empresa.

Las 2 fases del Audit ISO 9001

La página web Qualital.eu explica bastante bien cuáles son las fases oficiales del audit para la obtención de la certificación ISO 9001:2015.

 “El audit de Fase 1 se efectúa en parte también ante la página web de la Organización, para evaluar la localización y las especificas condiciones de la página, los procesos y para establecer el grado de preparación del personal para el audit de Fase 2 (…)

A continuación del éxito positivo del audit de Fase 1, será programado y efectuado el audit de Fase 2 ante la empresa, para comprobar que el sistema de gestión para la calidad sea puesto en práctica de conformidad a la relativa documentación y sea eficaz, según los requisitos de la norma de referencia; la Empresa tiene que asegurar, durante la Visita, que los evaluadores sean asistidos por el personal implicado en las actividades bajo inspección y que todos los documentos relacionados al Sistema de Calidad y los documentos de registración sean disponibles.“

En las dos fases será necesario comprobar la preparación de la documentación y el nivel de formación de los quality control relacionado a los procesos comprobados.

Una vez recibida la certificación ISO 9001:2015, esta tendrá una validez de tres años y los consultores externos comprobarán que los procesos de calidad sean todavía implementados correctamente por toda la duración de la certificación, también gracias a adicionales visitas de control y fases de verificación de la documentación producida.

Las certificaciones ISO influencian no solamente los departamentos implicados, pero ayudan también en la planificación y la creación de estrategias de mercado.

Una guía rápida para obtener la certificación 9001

Antes de todo es muy importante organizar correctamente los objetivos de la empresa: con la certificación ISO 9001 será posible definir correctamente y claramente tus objetivos. Para poder entender exactamente lo que necesitas es necesario implementar correctamente un sistema de control de calidad en todos tus departamentos. 

Otro factor importante es la formación de los empleados: cada empleado tiene que saber exactamente cuál es su mansión y porque la hace. Estas informaciones son necesarias para garantizar el correcto desarrollo de las funciones empresariales. 

Todos estos pasos tienen que ser apoyados por un DQMS, es decir una documentación que defina la organización de la estructura, quien debería registrar las informaciones y que tipología de informaciones tendrían que ser registradas, una lista de las responsabilidades de los empleados, las diferentes vías de comunicación empresariales, las acciones necesarias y como será mantenida una coherencia procedimental a la modificación del equipo de trabajo.

Además, es importante tratar cada departamento como una individual “pequeña” empresa donde hay proveedores y clientes (que pueden ser internos o externos a la empresa misma). Una vez definidos los papeles de los diferentes departamentos y sus clientes directos, ser más sencillo establecer los procesos dictados por la calidad que pueden asegurar siempre el mismo resultado correcto.

Finalmente, es necesario tener una gestión correcta e impecable de la documentación: para hacerlo se pueden utilizar los DMS que tienen la función de gestionar todos los procesos relacionados con la documentación, no solamente en el campo de la calidad pero también en lo de la comunicación empresarial. Gracias a estos sistemas será posible saber también las tipologías de documentación que es importante guardar, la que tiene que ser actualizada e la que puede ser borrada.

Aquí tenéis la infografía que resume estos puntos:

Consejos para obtener una Certificación ISO 9001

Hay algunos consejos que tienes que tener en cuenta para poder implementar correctamente tu proprio sistema de calidad y solicitar con éxito una certificación ISO 9001:

1 – Implicar y pedir el soporte a los Senior Managers de tu empresa

Este consejo es muy simple y practico. Para implementar todo correctamente los directivos de la empresa y el equipo organizativo tienen que ser implicados y convencidos de la importancia de un sistema de calidad y de la misma certificación.

2 – Obtener una buena comunicación interna

Toda la empresa tiene que tener una buena comunicación interna. Este factor es vital para obtener productos y procesos siempre de calidad.

3 – Comparar el sistema de calidad a los requisitos ISO 9001

Si, en la empresa, ya hay un sistema de control de calidad, comparar ese último a los requisitos ISO es una buena manera para estar seguros de que los procesos sean efectuados correctamente.

4 – Pedir feedback a los proveedores y a los clientes

Tienes que estar al loro y escuchar los comentarios de los clientes y de los proveedores sobre la calidad de los productos y de los servicios.

5 – Adapta los principios de las normas ISO 9001 a la mentalidad empresarial

Las normas ISO se introdujeron también y sobre todo para crear una mentalidad correcta en la empresa. Implementar los principios que se encuentran en este conjunto de normas mejorará el espíritu empresarial.