Google Drive es uno de los mejores servicios de almacenamiento online pero su capacidad es limitada cuando es necesario gestionar grandes cantidades de documentos empresariales. De hecho, es idóneo para archivar y editar documentos que residen online (sin necesidad de ser descargados), pero inadecuado para la organización y administración eficiente de todo el archivo documental de una empresa.
En este artículo descubrirá cómo puede administrar con la máxima eficacia sus documentos, manteniendo la semplicidad de edición y almacenamiento de Drive pero con la competencia adicional de LogicalDOC (Sistema de Gestión Documental) para recuperarlos en un instante cuando sea preciso, mediante simples búsquedas de texto completo relativas al contenido, asignación de etiquetas, propiedades extendidas y más.
Los Servicios de almacenamiento online y los sistemas de gestion documental, son las misma cosa?
Antes de abordar el argumento y para evitar cualquier malentendido, aclaremos antes algunos puntos.
Cuando hablo de servicios de almacenamiento online (o de almacenamiento en la nube) me refiero a servicios como los que ofrecen Google Drive y Dropbox. Estos sistemas son básicos y muy sencillos de usar y, de los dos, Dropbox propone todavía menos funciones. Ambos permiten, máxime, almacenar y archivar documentos online, dentro de carpetas compartidas con personas de su equipo.Google Drive ofrece además un editor de texto que posibilita la modificación de un documento sin que sea necesaria la descarga en local (característica muy útil especialmente si se utilizan frecuentemente dispositivos móviles y no se tiene a mano un ordenador).
Los sistemas de gestión de documentos, como LogicalDOC, son algo más amplio y complejo. Generalmente se utilizan por medianas y grandes empresas (incluso en la pequeña) para gestionar y organizar toda tu archivo digital.
Constan de muchas características importantes como, por ejemplo, la indexación completa de los documentos, que permite encontrar enseguida cualquier documento mediante la búsqueda en los contenidos de palabras o frases; el versionado automático, gracias al cual cada documento puede ser recuperado y comparado en todas las varias versiones de su evolución, evitando molestos duplicados; la gestión de permisos que pueden concederse a los usuarios, de flujos de trabajo y mucho más.
=> Para aprovechar todas las funcionalidades del Sistema de Gestion Documental LogicalDOC Haga clic aquí.
Podemos decir, por lo tanto, que el Sistema de Gestión Documental es la evolución de los servicios de almacenamiento y archivo online -digamos su «descendiente más sofisticado»- y, definitivamente, el más adecuado para las empresas.
Google drive e Logicaldoc, una integracion perfecta
Precisamente porque son dos sistemas claramente distintos y, a pesar de lo que se podría pensar, no son antagonistas, ¡por eso mismo pueden asociarse!
LogicalDOC cuenta con una herramienta de integración que le permite conectarse a su cuenta de Google Drive, consintiendo que pueda aprovechar el potencial de ambos servicios en una solución única.
Gracias a esta integración, puede acceder a su cuenta de LogicalDOC, seleccionar en sus archivos los documentos que desea modificar y editarlos directamente online utilizando el editor de Google Drive.
En resumen, ofrece todas las ventajas de la gestión profesional de documentos unida a la sencillez y conveniencia del principal servicio de almacenamiento online…en una única solución.
Esta integración, no obstante, no está circunscrita sólo a las funciones de edición online; de hecho, mediante su cuenta de LogicalDOC podrá importar archivos de su cuenta de Google Drive con un solo clic. De esta manera, todos los documentos serán indexados y estarán disponibles para búsquedas de texto completo.
En cuanto haya importado los documentos con los gestionará más eficazmente por medio de la atribución de propiedades adicionales, la inclusión en los flujos de trabajo (workflow), la determinacion de plazos, vencimientos, permisos, notificaciones y mucho mas.
Pero sobre todo, sin salir de LogicalDOC, podrá crear documentos online cuando mejor le convenga, de nuevo gracias al editor de Google Drive.
En este video puede ver una breve demostracion del tool de integracion para Google Drive:
Para mayores informaciones sobre el funcionamiento por favor vea el manual visita il manuale.
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Francesco Gasparini