Hoy correo electrónico reemplaza a nivel mundial cartas, fax y teléfono. De una empresa para centrarse en un método avanzado para la administración y archiving de correo electrónico se ha vuelto crucial.
Enviando un correo electrónico podra derribar las distancias. Llegar a un cliente o un socio de negocios en segundos y en cada rincón del globo. Incluso el mismo mensaje puede enviarse a varios destinatarios. Esto implica la optimización de flujos de trabajo, comunicación y mejor organización de los tiempos para su negocio. En otras palabras, su oficina se está convirtiendo en cada vez más inteligente el trabajo.
El Profesional de archivo de correo electrónico, mediante el uso de un DMS, ya no puede ser ignorado. Las PYMES experimentan cada vez más la necesidad de organizar sus mensajes, guardarlos y clasificarlos en una lógica y eficiente. ¿No crees que sea necesario invertir en esta solución? Echa un vistazo a este artículo, y cambiara de opinión.
Archivo profesional del email: mas espacio y seguridad
¿Cuántas veces tiene su buzón de correo que ha alcanzado la capacidad máxima? ¿O una vez más, amenazó con frustrar el intercambio de mensaje sensible debido a volúmenes excesivos? Obligado a borrar mensajes con la consecuente pérdida de información comercial. Y tu lo sabes, para una empresa, datos que parecen superfluos son un tesoro inapreciable. Un recurso en el que se dibujan en los momentos más inesperados.
Sé lo que estás pensando: «solucionar el problema mediante el almacenamiento de mensajes en otro equipo o unidades de red, máximo amoldarlos. Hacer esto es solo una solución a corto plazo. ¿Los inconvenientes? Usted no puede compartir su correo electrónico con colegas y no recibe un almacenamiento automático en el largo plazo.
Un sistema de gestión de e-mail profesional es la solución ideal. Tienes espacio ilimitado y usted puede compartir la información con los empleados. Archivos de correo electrónico, a continuación, lleva a cabo directamente en el sistema de correo y no tienes que intervenir manualmente.
Esto significa una mayor seguridad en caso de transacciones importantes. Un sistema de almacenamiento y gestión de correo profesional protege de manipulaciones externas, incluye firma electrónica cumple con los requisitos de la ley. El mensaje tiene fuerza legal y se lo considera como un documento original.
Archivo profesional de email: los datos no son islas
El correo electrónico tiene información empresarial importante para el negocio, no se puede esperar guardarlos en una carpeta o directorio. Y sin embargo sucede. En ausencia de orientación de la administración de un número creciente de empleados considerar los correos electrónicos de la empresa que trabaja para su propiedad.
Pero ¿qué pasa, por ejemplo, si un colega no existe y necesita leer sus mensajes? ¿O peor aún, que sin darse cuenta fue cancelado el correo electrónico que necesita? ¿Sabes que perder información fuentes pueden desencadenar litigios legales?
Con un almacenamiento profesional de la información ya no estará disponible para una sola persona. Por ejemplo, un vendedor en el momento en que el Gerente de la tienda es ausente puede acceder el correo electrónico de su superior.
¿Cómo? A través de acceso remoto al total del documento central, lugar que contiene los mensajes de correo electrónico. De esta manera el vendedor puede consultar cualquier información sobre un cliente en particular sin arriesgar para echar por tierra una venta. Y esta acción será posible independientemente del formato original. Con un sistema de gestión avanzado para la gestión de su correo electrónico usted también será capaz de acceder a los archivos adjuntos. Contenidos en los cuales se encuentran datos relevantes.
Como funciona el almacemaniento de correos electronicos
En un sistema de archivo profesional de correo electrónico, el tiempo necesario para preservar el contenido de mensajes se determinan por cada empleado. En cualquier caso, esta herramienta mejorará el proceso de indización. Integra automáticamente índices: nombres, el correo, el nombre del remitente, nombre del destinatario, la fecha e información de contacto de otras bases de datos de la empresa.
El archivo profesional de correo electrónico profesional comienza con la supervisión de una carpeta preconfigurada de Outlook (pero también puede optar por otras soluciones). Luego, continue cuando un empleado entra un mensaje de correo en esta carpeta. En unos momentos el contenido del correo electrónico se almacena automáticamente. Los accesorios son guardados por separado o junto con el texto y agrega a un índice de texto completo para permitir búsquedas futuras. Después de estas operaciones también puede eliminar el correo electrónico de su casilla postal personal.
Aun un detalle: puede almacenar los mensajes en sus formatos de origen como tambien convertirlos,eligiendo la solucion que mas prefiera.
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Dejenos su opinion
La archivacion profesional de correo electrónico es importante. Ahorrar tiempo, dar un mejor servicio a sus clientes, flujos de trabajo son transparentes y corte a través de todos los departamentos. En otras palabras, mejorar su vida laboral. ¿Ya has probado esta herramienta? ¿Qué te parece? Comparte tu experiencia en los comentarios.
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Marilena D'Ambro
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