Papel, papel y más papel. Usted trabaja en una PYME y cuando empezó no tenía ni la menor idea de la importancia que podía tener una adecuada gestión de los documentos, desde la producción hasta la contabilidad. Con la llegada de los ordenadores y de Internet llegó también desde la televisión y los periódicos una promesa: los fajos de hojas para revisar y actualizar habrían desaparecido. Pero no ha sucedido exactamente como lo pintaban, dando muy igual los tiempos de trabajo.
Las empresas están atadas todavía a los archivos en papel. En buena medida porque ignoran el potencial de los sistemas avanzados de software a la hora de organizar la creación compartida de documentos. Los DMS (Document Management System o Sistema de Gestión Documental) forman parte de esta categoría de aplicaciones. En este artículo quisiera explicar el por qué su empresa debería utilizar un DMS.
Que es un DMS
Como ya adelanté, el document management system es una aplicación de gestión e intercambio de documentos. Las herramientas de que consta un DMS permiten enviar, escanear y archivar cualquier tipo de documento electrónico y de papel, aumentando al máximo la comunicación corporativa entre los diferentes departamentos. Ya sean tales documentos archivos de texto, tablas, imágenes, vídeos, archivos de audio; todos ellos son contenidos que la aplicación proveerá a indexar según determinados algoritmos.
Con un DMS, a partir del registro de un documento se puede seguir su entero ciclo de vida: de su creación a su destrucción hasta, incluso, reconstruir con qué otros documentos está relacionado. Este sistema le permite definir la privacidad de los documentos más delicados garantizando el acceso sólo a ciertos individuos o grupos de trabajo. Y aún más, pues puede consultar, revisar, editar la información e introducir una firma digital.
En resumen, puede crear cualquier tipo de flujo documental. Es decir, un flujo de trabajo o workflow. Este tipo de actividad consiente que cada dato pueda llegar a los interesados y que sean divulgados solo y de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Como funciona un DMS
Mediante el uso de un programa de OCR (Optical Character Recognition) se inyectan los datos en los sistemas de gestión documental: esta herramienta le permite separar las partes figurativas (por ejemplo imágenes o esquemas) de un documento de aquellas que son texto puro. ¿Cual es el resultado? Una reducción de los tiempos de indexación y archivo de cada documento.
El DMS, de todas maneras, está instalado en un servidor de la empresa y se ramifica en rutas organizadas que corresponden a cada exigencia operativa. Cada ruta cuenta con un directorio que contiene independientemente los documentos. Por ejemplo, es posible organizar en un área específica los documentos para los empleados o reservar otra para archivar los datos de producción. Como habrá ya intuido, el DMS se integra perfectamente con la interfaz gráfica de cada ordenador sin ningún tipo de interferencia.
DMS es la solucion para su empresa
El DMS es la solución perfecta si usted esta tratando de transformar en formato electrónico los documentos impresos y agilizar los procesos internos dentro de la empresa ¿cuantos expedientes en papel son consultados de verdad? Seamos realistas,la mayor parte estan destinados a convertirse en letra muda. Y cuantos son copiados? Y si hablaramos de aquellos documentos que se perdieron o se han perdido ?
Se puede además añadir el costo de gestión del papel. Es bastante caro. Para obtener algunas cifras sobre el tema, los últimos datos resalen al 2010: el periódico financiero italiano Il Sole 24 Ore ha estimado que el 40% del costo de gestión del papel corresponde a los costes de personal. El periódico Italia Hoy, sin embargo, en su estima del 2010 descubrió que la producción de cada documento en papel cuesta € 0,61, con un costo de gestión de 1,35 €.
Así que para evitar el despilfarro podría utilizar una aplicación de archivado. El uso de un DMS aporta muchas ventajas. ¿La más obvia? Su oficina ganará en espacio. Prepárese para decir adiós a un sinfín de cajones de documentos, bastará un sólo DVD. Como ya se ha mencionado, disminuirán los costos de administración y la confidencialidad de los documentos se convertirá en un hábito, ya que cada empleado consultará sólo los datos que le corresponden utilizando una contraseña. Quien ganará con el archivado digital no será sólo su empresa, sino también el medio ambiente por la reducción del talado de árboles.
Su opinión
Estas son las razones básicas para utilizar un DMS en la empresa. ¿Usted conoce ya este sistema de gestión documental? ¿Usted cree que las PYMES están realmente preparadas para empezar este proceso de digitalización? Deje sus comentarios.
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Marilena D'Ambro
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